Как правильно выбрать офис в аренду

Выбор офиса в аренду — дело ответственное, своего рода инвестиция в будущее компании. Комфорт и производительность сотрудников, отношение деловых партнеров, клиентов — все это во многом зависит от качества офиса. Предложений в Москве достаточно, важно определиться со своими потребностями, базовыми характеристиками существующих офисных площадей и учесть ряд нюансов, чтобы подобрать оптимальный вариант.

Класс — не всегда показатель

Качество офисной площади определяется классом — A, B, С или D. Чем выше класс — тем престижнее, но дороже. Если вы принимаете или планируете принимать в офисе респектабельных клиентов и бизнес-партнеров, стоит потратиться на аренду помещений высокого класса. Если офис снимается исключительно для работы или ваши клиенты не обращают особого внимания на антураж и уровень сервиса от управляющей компании, можно сэкономить, не нужно переплачивать. Многое зависит от текущих финансовых возможностей и видимых перспектив.

Следует учесть, что принятая на Западе классификация офисных площадей в Москве не является однозначным критерием качества, разнообразия услуг и комфорта. Конкретные офисные площади класса B могут по ряду позиций уступать предложениям класса A.

Новое против старого

Часто класс конкретного офиса в Москве определен не комплексом характеристик, составляющих качество помещений, а уровнем ремонта, который провели владельцы. Разницу между классами B и C порой могут оценить только профессионалы, в одном и том же здании могут сдаваться офисы двух классов и склады.

На вторичном рынке преобладают предложения в бывших советских производственных или административных зданиях с запутанной системой коридоров и выходов. Они не всегда соответствуют современным критериям удобной планировки. На этом фоне выгодно отличаются варианты в современных бизнес-центрах, пусть и не самых шикарных и престижных, но удобно спланированных, обладающих офисной инфраструктурой (охраняемым входом, собственным паркингом, кафе, ресторанами).

Посоветуйтесь с людьми

При аренде помещений нужно подумать о своих людях, чтобы они не начали разбегаться после переезда. Желательно перед арендой нового офиса собрать все мнения, территориальные, бытовые пожелания, технические стандарты IT и других специалистов. Более респектабельный офис, расположенный далеко от станции метро, может оказаться менее удобным для большинства работников компании. Важен вопрос доступной автомобильной парковки. Чтобы оценить ситуацию, есть смысл предварительно посетить офис в период наибольшей загруженности, посмотреть ситуацию на паркинге и подъездах к нему. Имеет значение, против потока или по направлению основного трафика придется ездить на работу большинству из тех, кто пользуется личным автотранспортом.

Пусть сотрудникам в офисе будет достаточно просторно, иначе неизбежны напряженность, конфликты, падение производственной эффективности. На каждого офисного работника должно приходиться не менее шести квадратных метров площади. Важно выбрать такие помещения, где потери полезной площади сведены к минимуму.

Все ли готово?

Существенной составляющей комфорта станет качество вентиляции и кондиционирования, современные отопительные системы, стабильное энергоснабжение, общее качество инфраструктуры бизнес-центра. Такие "мелочи", как недостаток лифтов, очереди в столовой или частые перебои с электроэнергией изо дня в день накапливаются и портят все впечатление. Перед принятием решения об аренде стоит изучить обстановку в здании изнутри, провести там хотя бы пару часов.

Важно, чтобы помещения были полностью готовыми к работе. Не стоит соглашаться на предложения, где "вот-вот заканчивается" косметический ремонт. Нет ничего более постоянного, чем временный ремонт в офисе. Убедитесь, что все окна, двери, покрытия, финишная отделка стен, коммуникации в арендуемых помещениях есть.

Кто сдает и управляет?

Самым выгодным и удобным вариантом аренды офиса станет прямой договор с собственником помещений. Во-первых, вы не переплачиваете посреднику, во-вторых, с собственником решать все значимые вопросы в текущем режиме проще. Посредники не работают с некоторыми симпатичными, компактными вариантами помещений, их можно снять только напрямую у владельцев. Если возникнет потребность расшириться, арендовать соседние помещения, собственник решит эти вопросы эффективнее.

Все текущие задачи по обслуживанию помещений бизнес-центров обычно решают управляющие компании. Нужно поинтересоваться у арендодателя, какая именно управляющая компания обслуживает здание, почитать отзывы о ней. Стандартные сервисные услуги (уборка, погрузка и прочее) могут оказаться неожиданно дорогими. Качество самого сервиса зависит от профессионализма и энтузиазма управляющих.